Auditoria Forense
Auditoria
Objetivos de la Auditoria
1. Determinar si existe un sistema que proporcione datos pertinentes y fiables para la planeación y el control.
2. Determinar si este sistema produce resultados, es decir, planes, presupuestos, pronósticos, estados financieros, informes de control dignos de confianza, adecuados y suficientemente inteligibles por el usuario.
3. Efectuar sugerencias que permitan mejorar el control interno de la entidad.
Auditoria Forense
Es una disciplina especializada que requiere un conocimiento experto de la teoría contable, auditoria y métodos de investigación. La auditoria forense constituye una rama importante de la contabilidad investigativa utilizada en la reconstrucción de hechos financieros, investigaciones de fraudes, cálculos de daños económicos y rendimientos de proyecciones financieras.
Auditoria especializada en descubrir, divulgar y atestar sobre fraudes y delitos en el desarrollo de las funciones públicas y privadas; algunos tipos de fraude en la administración pública son: conflictos de intereses, nepotismo, gratificaciones, estados falsificados, omisiones, favoritismo, reclamaciones fraudulentas, falsificaciones, comisiones clandestinas, malversación de fondos, conspiración, prevaricato, peculado, cohecho, soborno, sustitución, desfalco, personificación, extorsión, lavado de dinero.
Es una ciencia que permite reunir y presentar información financiera, contable, legal, administrativa e impositiva, en una forma que será aceptada por una corte de jurisprudencia contra los perpetradores de un crimen económico, por lo tanto, existe la necesidad de preparar personas con visión integral, que faciliten evidenciar especialmente, delitos como la corrupción administrativa, el fraude contable, el delito en los seguros, el lavado de dinero y el terrorismo, entre otros.
Objetivos de la Auditoria Forense:
1. Identificar y demostrar el fraude o el ilícito perpetrado.
2. Prevenir y reducir el fraude a través de la implementación de recomendaciones para el fortalecimiento de acciones de control interno propuestas por el auditor. Busca identificar a los responsables de cada acción a efecto de informar a las entidades competentes las violaciones detectadas.
3. Participar en el desarrollo de programas de prevención de pérdidas y fraudes.
4. Participar en la evaluación de sistemas y estructuras de control interno.
5. Evitar la impunidad, para ello proporciona los medios técnicos validos que faciliten a la justicia, actuar con mayor certeza especialmente cuando el crimen organizado utiliza medios más sofisticados para lavar dinero, financiar operaciones ilícitas y ocultar diversos delitos.
6. En el caso de organizaciones gubernamentales, brindar soporte técnico (evidencias sustentables) a los órganos del Ministerio Público Fiscal y de la Función Judicial, para la investigación de delitos y su ulterior sanción, entre otros.
Se enfoca en la prevención y detección del fraude financiero a través de los siguientes enfoques: preventivo y detectivo.
Auditoría Forense Preventiva: Orientada a proporcionar aseguramiento (evaluación) o asesoría a las organizaciones respecto de su capacidad para disuadir, prevenir (evitar), detectar y reaccionar ante fraudes financieros, puede incluir trabajos de consultoría para implementar: programas y controles anti fraude; esquemas de alerta temprana de irregularidades; sistemas de administración de denuncias. Este enfoque es proactivo por cuanto implica tomar acciones y decisiones en el presente para evitar fraudes en el futuro.
Auditoría Forense Detectiva: Orientada a identificar la existencia de fraudes financieros mediante la investigación profunda de los mismos llegando a establecer entre otros aspectos los siguientes: cuantía del fraude; efectos directos e indirectos; posible tipificación (según normativa penal aplicable); presuntos autores, cómplices y encubridores; en muchas ocasiones los resultados de un trabajo de auditoría forense detectiva son puestos a consideración de la justicia que se encargará de analizar, juzgar y dictar la sentencia respectiva. Este enfoque es reactivo por cuanto implica tomar acciones y decisiones en el presente respecto de fraudes sucedidos en el pasado.
Técnicas de Investigación
Banderas rojas
El llamado "indicio de fraude“
No necesariamente indican la existencia de fraude.
Se debe tener cuidado en la formación de una opinión antes de investigar.
Algunos "indicios“
La falta de gobierno corporativo
No hay políticas y/o procedimientos escritos
Falta de controles internos
Transacciones frecuentes o inusuales con Partes Relacionadas
Actividades de contabilidad cuestionables
La administración sobrepasa los controles internos
Cuentas importantes sin conciliar
Ajustes continuos de los libros de contabilidad por inventarios físicos
Ajustes de los asientos de diario
Número excesivo de cheques manuales
Problemas de comportamiento
Si no se toman vacaciones
Vivir con un estilo de vida por encima de las posibilidades
Uso de información privilegiada
Llegada temprana - salida tarde
Las siete herramientas y técnicas de investigación reconocidas utilizadas por los especialistas forenses y los examinadores de fraude
• Revisiones de documentos públicos e investigaciones de antecedentes
• Entrevistas de personal capacitado
• Fuentes confidenciales
• Análisis de laboratorio de evidencias físicas y electrónicas
• Vigilancia física y electrónica
• Las operaciones encubiertas
• Análisis de transacciones financieras
EL FRAUDE
El fraude es un término jurídico y con frecuencia implica la necesidad de un enfoque jurídico, por lo tanto la definición del Diccionario Black´s Law Dictionary es la más apropiada para interpretar esta actividad. La definición es la siguiente: «El fraude es un término genérico que abarca todos los medios diversos que el ingenio humano pueda crear y a los que recurre una persona para aprovecharse de otra con sugerencias falsas u ocultación de la verdad; incluye todo tipo de sorpresa, truco, treta y cualquier otra actitud mal intencionada con la cual engaña a otro. Los elementos para una acción legal por fraude incluyen la representación falsa de un hecho presente o pasado por parte del demandado, la medida entablada en consecuencia por el demandante y el daño que genera dicha información falsa al demandante.»
Otra definición muy reconocida en el ambiente profesional, es la establecida por el Instituto de Auditores Internos, que dice lo siguiente: «Fraude es todo acto ilegal caracterizado por engaño, ocultación o abuso de confianza. Son actos que no dependen de amenazas, de violencia ni de fuerza física. Los fraudes son cometidos por personas y organizaciones para obtener dinero, bienes o servicios, para evitar el pago o la pérdida de servicios, o para obtener una ventaja personal o comercial.»
Fraude, proveniente del latín fraus, fraudes, es la acción contraria a la verdad y a la rectitud, que perjudica a la persona contra quien se comete. Acto tendente a eludir una disposición legal en perjuicio del Estado o de terceros.
Comprender en fraude, requiere tener en cuenta dos aspectos esenciales:
Primero: El fraude es típicamente un delito de engaño, y como tal, deliberado, intencionado, y en eso radica la diferencia fundamental con el error, la intención reflexionada del sujeto de inducir el engaño, para lograr un beneficio indebido para sí o para un tercero.
Segundo: Es común encontrar en toda la bibliografía inherente a la contabilidad y la auditoria financiera, así como en la producida por organismos regulares o investigadores de fraudes en las empresas o contra las empresas (IIA, SEC, etc.), un grupo de tipos delictivos englobados bajo la denominación genérica de fraudes, cuando en términos del derecho sustantivo penal, esa acciones delictivas se corresponden a diversos tipos penales, que pasan entre otros por: el «hurto» simple o continuado, la «;apropiación Indebida» simple o calificada, la «falsificación documental», los «delitos tributarios», la «estafa» simple o agravada, peculado, concusión, etc.
En un sentido amplio, se entiende como fraude:
1. Las acciones impropias resultantes en una declaración incorrecta o falsa de los estados financieros y que hace daño a los accionistas o a los acreedores;
2. Las acciones impropias resultantes en la defraudación del público consumidor (tales como una publicidad falsa)
3. Las Malversaciones y desfalcos cometidos por los empleados contra los empleadores; y
4. Otras acciones impropias tales como sobornos, comisiones, violaciones de las reglas de las agencias reguladoras y las fallas para mantener un sistema adecuado de control interno.
Las entidades sin ánimo de lucro (non-profft), especialmente aquellas de voluntariado, religiosas
O de caridad, son particularmente susceptibles a la malversación de activos por una cantidad de razones:
• Normalmente no tienen los controles internos que sí operan en los entes con ánimo de lucro;
• Los administradores a menudo consideran que su misión altruista de alguna manera aísla la actividad fraudulenta; y
• A menudo son administradas por una sola persona y ésta .tiene una personalidad dominante.
Por lo tanto, el fraude es uno de los grandes enfoques de la auditoría forense, conocida también como auditoría del fraude. Existen otros enfoques más radicales en lo que tiene que ver directamente con el crimen económico y, sobre todo, en su relación con la administración de la justicia.
TIPOS O CLASES DE FRAUDE
Si bien el fraude es un concepto legal amplio, en el contexto de la auditoria de estados financieros, el fraude se define como un error intencional en los estados financieros. Las dos principales categorías de fraude son: informes financieros fraudulentos y malversación de activos.
Informes financieros Fraudulentos
Los informes financieros fraudulentos son un error u omisión intencional en las cantidades o revelaciones con la intención de engañar a los usuarios. La mayoría de los casos de informes financieros fraudulentos implican errores intencionales de cantidades, y no revelaciones. Las omisiones de cantidades son menos comunes, pero una compañía puede sobrevaluar los ingresos al omitir las cuentas por pagar y otros pasivos financieros.
Aunque la mayoría de los casos de informes financieros fraudulentos comprenden la sobrestimación de activos e ingresos u omisión de pasivos financieros y gastos en un intento por sobrevaluar los ingresos, es importante observar que las compañías con frecuencia sobrevaluan sus ingresos. Para las compañías que no cotizan sus acciones al público, esto se puede hacer con el propósito de reducir el impuesto sobre la renta. Las empresas también pueden sobrevaluar los ingresos cuando las entradas son altas, para crear una reserva de entradas o «reservas de colchón» que se pueden utilizar para incrementar los ingresos en periodos futuros. A esta práctica se le conoce como manejo del ingreso o administración de ingresos. La administración de ingresos comprende las acciones deliberadas que implementó la administración para cumplir con los objetivos de ingresos. El manejo de ingresos es una forma de administración de ingresos en la cual los ingresos y egresos se cambian entre periodos para reducir la fluctuación de las entradas. Una técnica para el manejo de ingresos es reducir el valor del inventario y demás activos de una compañía adquirida al momento de la adquisición, lo que generan entradas altas cuando se vendan los activos posteriormente. Las compañías también pueden sobrevaluar de manera deliberada las reservas para obsolescencia de inventario y las estimaciones para cuentas dudosas en periodos de ingresos más altos.
Aunque con menos frecuencia, varios casos notables de informes financieros fraudulentos implican la revelación inadecuada. Por ejemplo una cuestión central en el caso de Enron fue si la compañía había revelado de manera adecuada las obligaciones a los afiliados conocidos como entidades con propósito especial. Se presentaron cargos contra E.F. Hutton, una firma de correduría hoy extinta, por sobregiro intencional de cuentas en varios bancos para aumentar las entradas de interés. Esos sobregiros se incluyeron como pasivos financieros en el balance general, pero los pasivos en éste, no fueron explicados con claridad.
Malversación de activos
La malversación de activos es el fraude que involucra el robo de los activos de una entidad. En varios casos, las cantidades involucradas no son materiales para los estados financieros. Sin embargo, la perdida de los activos de la empresa es una preocupación importante de la administración, y es probable que el umbral de materialidad de la administración para el fraude sea mucho menor que el umbral de materialidad utilizado por el auditor para los fines de los informes financieros.
EI termino de malversación de activos, por lo general, se utiliza para referirse al robo que involucra a empleados y otras personas dentro de la organización. Por ejemplo, la Association of Certiffied Fraud Examiners estima que el promedio que la compañía pierde por fraude es el 16% de sus ingresos. Sin embargo, gran parte de este fraude involucra a partes externas, como el robo de mercancías en tiendas y engaños por parte de los proveedores.
La malversación de activos normalmente se perpetra a niveles inferiores en la jerarquía de la organización. Sin embargo, en algunos casos excepcionales, la administración está implicada en el robo de activos de la compañía. Debido a la gran autoridad de la administración y control sobre los activos de la organización, los desfalcos en los que la alta administración está involucrada, pueden implicar cantidades importantes. En un ejemplo extremo, la SEC presentó cargos contra el ex director ejecutivo de Tyco International por el robo de $100 millones en activos. En una encuesta referente al fraude que llevo a cabo la Association of Certiffied Fraud Examiners, la pérdida promedio en fraudes que implicaban a la alta administración era tres veces más cuantiosa que los fraudes que implicaban a otros empleados.
Otra forma similar de clasificar o tipificar los fraudes, es la siguiente:
Fraude Corporativo
El fraude corporativo es la distorsión de la información financiera realizada por parte o toda la alta gerencia con ánimo de causar perjuicio a los usuarios de los estados financieros que fundamentalmente son:
• Prestamistas.
• Inversionistas.
• Accionistas.
• Estado (sociedad).
A éste tipo de fraude, el SAS 99 lo denomina «reportes financieros fraudulentos». Otros autores lo denominan «revelaciones financieras engañosas», «fraude de la administración», «crimen corporativo» o «crimen de cuello blanco».
Una empresa honesta presenta los estados financieros reales; en cambio, una empresa deshonesta, dependiendo de los irregulares (fraudulentos) y fines que persiga, puede tender a distorsionar los estados financieros generalmente en dos sentidos (los mismos que determinarán el enfoque de la auditoría forense):
• Aparentar fortaleza financiera;
• Aparentar debilidad financiera.
Fraude Laboral (Ocupacional)
El fraude laboral es la distorsión de la información financiera (malversación de activos) con ánimo de causar perjuicio a la empresa. Uno o varios empleados fraudulentamente distorsionan la información financiera para beneficiarse indebidamente de los recursos de la empresa (activos: efectivo, títulos valores, bienes u otros). Cuando dos o más personas se ponen de acuerdo para perjudicar a un tercero están actuando en colusión.
A éste tipo de fraude, el SAS 99 lo denomina «apropiación indebida de activos». Otros autores lo denominan «desfalco» o «crimen ocupacional».
FACTORES QUE CONTRIBUYEN O PERMITEN FRAUDES
1. Controles internos ineficientes, por ejemplo:
- No separar las responsabilidades funcionales
De autorización, custodia y registros.
- Acceso ilimitado a los activos.
- Ausencia de registros de transacciones que genera una falta de rendición de cuentas.
- Ausencia de comparación de activos existentes con montos registrados.
- Ejecución de transacciones sin autorizaciones adecuadas.
- Ausencia de implementación de controles prescritos debido a: ausencia de personal o personal que no está calificado.
- Ausencia de experiencia informática de los supervisores.
- Capacidad de evadir los controles con programas utilitarios.
- Acceso sin restricciones a discos de los computadores.
- Ubicación de terminales informáticas fuera del sitio sin controles compensatorios.
- Uso de software adquirido fuera de las políticas corporativas y que no se sometió a prueba.
2. Existencia de activos líquidos como efectivo, valores al portador o mercancía altamente comerciable.
Señales de peligro que apuntan hacia la pasibilidad de desfalco
1. Prestamos de montos pequeños de empleados compañeros.
2. Cheques personales en fondos de cambio, sin fecha o posfechados, o solicitar a otras personas «retener» cheques.
3. Cheques personales cobrados en efectivo y devueltos por motivos irregulares.
4. Cobradores o acreedores que aparecen en el lugar de los negocios y uso excesivo de teléfono para «distraer» a los acreedores.
5. Colocación de pagarés no autorizados en fondos de cambio o prevalecientes en otros en autoridad para aceptar para préstamos pequeños a corto plazo.
6. Inclinación hacia el ocultamiento de ineficiencias.
7. Critica pronunciada de los demás como para evitar sospechas.
8. Responder preguntas con explicaciones que no son razonables.
9. Apostar de manera que se encuentra fuera de la capacidad para soportar perdida.
10. Beber excesivamente y asistir a clubes nocturnos
O relacionarse con personas cuestionables.
11. Comprar o adquirir de otra manera por medio de «canales» de negocios autos caros y muebles extravagantes.
12. Explicación de un modo de vida superior como dinero obtenido por una propiedad.
13. Enojarse por preguntas razonables.
14. Negarse a dejar la custodia de los registros durante el día y trabajar tiempo extra regularmente.
15. Negarse a tomar vacaciones y evitar promociones por miedo de detección.
16. Asociación constante, y entretenimiento, con un miembro del personal de proveedores.
17. Llevar adelante un saldo inusualmente alto bancario o compras altas de valores.
18. Enfermedad muy larga de sí mismo o de un familiar, generalmente sin un plan de liquidación de deuda.
19. Alardear de hazañas, y/o la obtención de montos inusuales de dinero.
20. Modificar los registros bajo la cobertura de una presentación pulcra.
ALGUNAS FORMAS COMUNES DE FRAUDE
1. Robar sellos.
2. Robar mercancía, herramientas, abastecimientos y otros artículos de equipo.
3. Eliminar pequeñas cantidades de fondo de efectivo y registros.
4. No registrar las ventas de mercancía y quedarse con el efectivo.
5. Crear exceso de fondos de efectivos y registros inferiores a lo real.
6. Sobrecargar las cuentas de gasto o diferir pagos por adelantado para uso personal.
7. Falseamiento de cuentas de clientes.
8. Quedarse con pagos de cuentas de los clientes, emitir recibos en sobrantes de papel o en libros de recibos diseñados por sí mismo.
9. Cobrar una cuenta, quedarse con el dinero y cancelarla; cobrar cuentas canceladas y no reportarlas.
10. Cargar a las cuentas de los clientes el efectivo robado.
11. Emitir créditos por reclamaciones y devoluciones falsas de clientes.
12. No hacer depósitos bancarios diarios o depositar solo una parte del dinero.
13. Alterar las fechas de los recibos de depósitos para cubrir los robos.
14. Redondear los depósitos de dinero e intentar quedarse con los sobrantes a finales de mes.
15. Agregar sobre tiempo ficticio a las nóminas, aumentar las tarifas o las horas.
16. Registrar a los empleados en nómina más allá de las fechas reales de despido.
17. Falsificar las incorporaciones a las nóminas y retener los salarios que no fueron reclamados.
18. Destruir, alterar o anular comprobantes de ventas en efectivo y quedarse con el efectivo.
19. Retener ventas en efectivo utilizando cuentas de cobrar falsas.
20. Registrar descuentos de efectivo no garantizado.
21. Aumentar montos de comprobantes de la caja chica y/o los totales en la rendición de cuentas de gastos.
22. Usar los recibos de gastos personales para sustentar artículos pagados falsos.
23. Utilizar copias al carbón de comprobantes originales utilizados previamente o utilizar un comprobante aprobado adecuadamente de un periodo anterior cambiando la fecha.
24. Pagar facturas falsas, elaboradas por sí mismo u obtenidas por medio de colusión con los proveedores.
25. Aumentar las cantidades de facturas de los proveedores, por medio de la colusión.
26. Cobrar compras personales a la compañía por medio del uso indebido de órdenes de compras.
27. Facturar mercancía robada a cuentas ficticias.
28. Embarcar mercancía robada a la casa de un empleado o parientes.
29. Falsificar inventarios para cubrir robos o morosidad.
30. Retener cheques pagaderos a la compañía o a proveedores.
31. Extender cheques cancelados para que concuerden con asientos ficticios.
32. Insertar hojas ficticias en libro mayor.
33. Equilibrar erróneamente recibos de efectivo y los libros de gastos.
34. Confundir deliberadamente los asientos para controlar y detallar cuentas.
35. Vender desechos y quedarse con las ganancias.
36. «Vender» llaves de puertas o combinaciones a cajas fuertes o bóvedas.
37. Crear saldos de créditos en los libros principales y convertirlos en efectivo.
38. Falsificar conocimientos de embarque y dividirse la ganancia con el transportista.
39. Obtener cheque en blanco (no protegidos, y falsificar la firma).
40. Permitir precios especiales o privilegios a clientes u otorgar negocios a proveedores favorecidos como sobornos.
41. Utilizar inadecuadamente tarjetas de acceso como tarjetas de crédito, de detallista, de teléfono y tarjetas inteligentes.
FRAUDE GERENCIAL
El fraude gerencial ocurre generalmente por la facilidad con que la administración puede evitar el sistema del control interno. Sawyer, Dittenhofer y Scheiner mencionan ocho motivos que se encuentran detrás del fraude administrativo.
1. Los ejecutivos a veces toman medidas apresuradas de las que no pueden retractarse.
2. Los centros de ganancias pueden distorsionar los hechos para evitar la desinversión.
3. Los administradores incompetentes pueden engañar para sobrevivir.
4. El desempeño se puede distorsionar para garantizar mayores bonos.
5. La necesidad de tener éxito puede hacer que los administradores engañen.
6. Los administradores que no tienen escrúpulos pueden tener intereses que entren en conflicto.
7. Las ganancias se pueden inflar para obtener ventajas en el mercado.
8. Quien controla los activos y sus registros se encuentra en una posición excelente para facilitar los mismos.
Señales de peligro de fraude
Incluso los controles internos más eficaces se pueden eludir por medio de la colusión de dos o más empleados. Así, un auditor debe ser sensible para ciertas condiciones que pudieran indicar la existencia de fraude, incluyendo:
1. Alta rotación de personal
2. Baja moral de los empleados.
3. Documentos que sustentan los ajustes de ingresos que aún no se encuentra disponibles.
4. Reconciliaciones bancarias que no se completan de inmediato
5. Aumentos en el número de quejas de los clientes.
6. Una tendencia de ingresos deteriorados cuando la industria o la organización como un todo está bien.
7. Ajustes de auditoría numerosos y considerables.
8. Cancelaciones de faltantes de inventarios inintentar determinar la causa.
9. Expectativas de desempeño que no son realistas.
10. Rumores o conflictos de intereses.
11. Uso de duplicados de facturas para sustentar pagos a los proveedores.
12. Uso de contratos de compras de una única fuente.
NIVEL DE BANDERAS ROJAS DE LA ORGANIZACIÓN
Crecimiento rápido normal de ganancias, particularmente en relación con la industria.
Resultados financieros excesivamente mejores que los de los competidores en ausencia de diferencias operativas considerables
Cambios que no tienen explicación en las tendencias o relaciones de estados financieros.
Cuentas u operaciones ubicadas en países que son paraísos fiscales sin un buen fundamento de negocios.
Operaciones descentralizadas junto con un sistema de reporte interno débil.
Crecimiento de ganancias en combinación con ausencia de efectivo.
Declaraciones públicas excesivamente optimistas acerca del crecimiento futuro.
Uso de principios contables que se encuentran de conformidad con la forma de los requerimientos, y no con la sustancia de los mismos o que varían en relación con la práctica de la industria.
Índice de deuda demasiado alto o dificultad para pagar una deuda.
Sensibilidad excesiva a las fluctuaciones de la tasa de interés.
Transacciones complejas, inusuales o considerables al final del periodo.
No aplicación del código de ética de la organización.
Transacciones materiales con partes relacionadas que no se encuentran dentro del curso ordinario del negocio.
Quiebra potencial del negocio en el corto plazo.
Uso de entidades legales inusuales, muchas líneas de autoridad o contratos sin un motivo de negocios obvio.
Acuerdos de negocios difíciles de comprender y no parecen tener aplicabilidad practica a la entidad.
Perfil del Defraudador
A diferencia de lo que podemos suponer, los defraudadores típicos son profesionales que trabajan en la propia organización y normalmente no actúan solos. ¿Sabrías reconocerlo si lo tuvieses al lado?
Podría ser nuestro compañero de mesa, o incluso nuestro jefe. Los estudios demuestran que el perfil del defraudador coincide con el de miles de personas a nuestro alrededor.
Al menos seis años de laborar para la empresa
Con un puesto directivo o ejecutivo en las áreas de finanzas, operaciones, ventas o marketing
Tiene influencia en la compañía
Capacidad para anular los controles
Con una edad de entre 36 y 55 años
Posición de confianza en la empresa o institución
Habilidad de convencimiento
La principal motivación del fraude a la empresa es el lucro personal
Acceso y facilidad de manejo de contraseñas en áreas clave de la empresa
Van más adelante que todos: Los defraudadores día a día se están adelantando a los controles, pues suelen tener un conocimiento muy detallado de la forma en cómo opera la organización y sus sistemas de información
Son los últimos que salen de la oficina al terminar la jornada: Es en esos periodos de tiempo en los que la oficina está vacía o con menor afluencia de público y empleados en los que se cometen las arbitrariedades.
